Nach einem Vortrag
Sehr geehrte Frau [Name], Ihren Vortrag zu [Thema] bei [Veranstaltung] habe ich gehört. Wir suchen gerade jemanden, der so über [Thema] denkt. Falls Sie über einen Wechsel nachdenken, würde ich mich über ein Gespräch freuen.
Onboarding neuer Mitarbeiter
Ein persönlicher Kontakt zum neuen Team.
Eine handgeschriebene Nachricht zum Onboarding neuer Mitarbeiter zeigt schon vor dem ersten Arbeitstag, dass jemand an die neue Kollegin denkt: wer sie abholt, was sie erwartet, wer ihr Ansprechpartner ist. Hier finden Sie 20 Formulierungen für Kandidaten, die Zeit nach der Zusage, den ersten Arbeitstag, Absagen und das Ende der Probezeit. Wir drucken Ihr Schreiben und ergänzen PS, Unterschrift und Umschlag mit Stift.
Im Konto sehen Sie Ihren Text in Handschrift, dazu Preis und Termin. Das Muster-Kit ist kostenlos, inklusive Versand.
Recruiting & OnboardingBeispiel einer persönlichen Nachricht
Das Wichtigste in Kürze
- Schreiben Sie nach der Vertragsunterschrift und vor dem ersten Arbeitstag.
- Konkrete Angaben helfen: Uhrzeit, Ort, Ansprechpartner, was mitzubringen ist.
- Unterschreiben sollte die Führungskraft, nicht nur die Personalabteilung.
- Absagen bleiben kurz und respektvoll.
- Bleiben Sie bei der Anrede aus dem Bewerbungsprozess.
Textbeispiele
20 Beispiele für Kandidaten und neue Kollegen
Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und ergänzen Sie, was nur zu Ihrem Empfänger passt.
Kandidaten ansprechen
Für Menschen, die Sie bei einem Vortrag, auf einer Messe oder über eine Empfehlung kennengelernt haben.
Nach einer Empfehlung
Sehr geehrter Herr [Name], [Person] hat mir erzählt, dass Sie [Fähigkeit]. Bei uns entsteht gerade ein Team für [Aufgabe]. Darf ich Ihnen in einem kurzen Gespräch davon erzählen?
Nach der Messe
Liebe Frau [Name], danke für das Gespräch an unserem Stand auf [Messe]. Die Stelle, über die wir gesprochen haben, ist jetzt ausgeschrieben. Die Beschreibung liegt bei.
Ehemalige zurückholen
Lieber Herr [Name], seit Sie bei uns aufgehört haben, hat sich einiges getan: [Neuigkeit]. Wir suchen jemanden für [Aufgabe], und ich musste an Sie denken. Haben Sie Lust auf einen Kaffee?
Nach der Zusage, vor dem ersten Tag
Zwischen Vertrag und erstem Arbeitstag vergehen oft Wochen. Ein Brief hält den Kontakt.
Willkommen
Liebe Frau [Name], schön, dass Sie sich für uns entschieden haben. Ihr Team freut sich auf Sie. Am [Datum] um [Uhrzeit] hole ich Sie am Empfang ab. Bis dahin: gute Wochen!
Mit Informationen
Lieber Herr [Name], in vier Wochen geht es los. Damit Sie wissen, was Sie erwartet: Ihr erster Tag beginnt um [Uhrzeit] in [Raum]. Ihr Pate ist [Name]. Mitbringen müssen Sie nur [Unterlagen].
Vom Team
Liebe Frau [Name], wir sind das Team, mit dem Sie ab [Datum] arbeiten. Wir freuen uns auf Sie, Ihr Schreibtisch steht schon am Fenster. Bis bald! [Namen]
Von der Geschäftsführung
Sehr geehrter Herr [Name], willkommen bei [Firma]. Ich freue mich, dass Sie uns ab [Datum] als [Position] verstärken. Wenn Sie in den ersten Wochen etwas brauchen, kommen Sie direkt zu mir.
Zur Ausbildung
Liebe [Vorname], willkommen zu deiner Ausbildung bei uns! Am [Datum] um [Uhrzeit] geht es los. Komm einfach zum Empfang, dort holt dich [Name] ab. Wir freuen uns auf dich.
PS zum Arbeitsvertrag
PS: Ich freue mich sehr, dass Sie zu uns kommen. Bis zum [Datum]!
Am ersten Arbeitstag
Eine Karte auf dem Schreibtisch, neben Laptop und Zugangsdaten.
Auf dem Schreibtisch
Lieber Herr [Name], willkommen an Ihrem ersten Tag! Wenn Sie heute etwas suchen, fragen Sie [Name] oder mich. Schön, dass Sie da sind.
Mit Plan
Liebe Frau [Name], heute lernen Sie das Team kennen, morgen geht es mit [Aufgabe] los. Mittagessen gehen wir heute gemeinsam. [Ihr Name]
Locker
Hallo [Vorname], willkommen im Team! Kaffee gibt es in der Küche, Antworten bei uns allen. Schön, dass du da bist.
Im Homeoffice
Liebe Frau [Name], auch wenn wir uns heute nur am Bildschirm sehen: willkommen bei [Firma]! Um [Uhrzeit] treffen wir uns im Videocall, dort stelle ich Ihnen das Team vor.
Absagen mit Respekt
Kurz und ehrlich. Ein persönlicher Satz zum Gespräch ist möglich, eine ausführliche Begründung nicht nötig.
Nach dem Gespräch
Sehr geehrte Frau [Name], danke für das offene Gespräch am [Datum]. Wir haben uns für jemand anderen entschieden. Das fiel uns nicht leicht. Für Ihre weitere Suche wünsche ich Ihnen alles Gute.
Für später
Sehr geehrter Herr [Name], diesmal hat es nicht gepasst, Ihr Profil ist uns aber in Erinnerung geblieben. Wenn Sie einverstanden sind, geben Sie uns kurz Bescheid. Dann bewahren wir Ihre Unterlagen auf und melden uns, sobald eine passende Stelle frei wird.
Nach dem Probetag
Liebe Frau [Name], danke für Ihren Probetag bei uns. Wir haben uns anders entschieden. Danke für Ihre Zeit. Über Ihre Fragen haben wir danach noch gesprochen.
PS bei der Absage
PS: Ihr Vorschlag zu [Thema] aus dem Gespräch hat uns beschäftigt. Danke dafür.
Nach der Probezeit und zum ersten Jahrestag
Ein kurzer Dank, wenn die ersten Monate geschafft sind.
Probezeit bestanden
Lieber Herr [Name], Ihre Probezeit ist vorbei, und wir sind froh, dass Sie bleiben. Danke für [Leistung] in den ersten Monaten.
Ein Jahr dabei
Liebe [Vorname], heute vor einem Jahr hast du bei uns angefangen. Danke für alles, was du seitdem bewegt hast. Auf das nächste Jahr!
So begleiten Sie neue Mitarbeiter mit Post
Der richtige Zeitpunkt
Nach der Vertragsunterschrift folgen oft Wochen ohne Kontakt. Ein Brief zwei bis drei Wochen vor dem Start hält die Verbindung, ohne zu drängen. Die Karte zum ersten Tag liegt am Morgen auf dem Schreibtisch.
An die Privatadresse
Willkommensbriefe vor dem ersten Arbeitstag gehen an die Anschrift aus dem Arbeitsvertrag. Geben Sie die Adresse nur an die Stellen weiter, die sie für den Versand brauchen. Für den Versand über uns erhalten Sie mit dem Auftrag einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Anrede und Ton
Bleiben Sie bei der Anrede aus dem Bewerbungsprozess. Duzt sich das Team, darf die Karte vom Team auch duzen. Der Brief der Geschäftsführung bleibt beim Sie, bis man sich anders verabredet.
Absagen
Halten Sie Absagen kurz und neutral. Begründungen, die sich auf Merkmale aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz beziehen könnten, etwa Alter, Herkunft oder Geschlecht, gehören nicht in den Brief. Ein persönlicher Satz zum Gespräch ist trotzdem möglich.
Typische Fehler
Ein Willkommensbrief, der vor allem die Hausordnung erklärt. Falsche Namen oder Positionen. Ein Termin, der sich inzwischen geändert hat. Und Zusagen im Brief, die im Arbeitsvertrag nicht stehen.
Von Hand geschrieben
Post für neue Mitarbeiter vorbereiten
Für Post an Kandidaten und neue Kollegen passt der Opener: Ihr Schreiben gedruckt, PS und Unterschrift mit Stift, die Adresse von Hand auf dem Umschlag. Die Karte zum ersten Tag gibt es als handgeschriebene Karte. Eine gedruckte Beilage, etwa eine Liste oder ein Gutschein, lässt sich ergänzen.
- Text und Empfänger im Kundenkonto hochladen, etwa mit der Excel-Vorlage.
- Jede Sendung im Proof prüfen und freigeben.
- Wir schreiben und versenden, oder liefern gesammelt an Sie.
Passend zusammengestellt
Der Opener
Handbeschrifteter Umschlag
Gedrucktes Anschreiben
PS und Unterschrift mit Stift
ab1,60 €
Je Sendung bei 1.000 Stück, netto, zzgl. Versand. Andere Mengen und Formate im Konfigurator.
Gut zu wissen
Fragen zur Post für neue Mitarbeiter
Was schreibt man in einen Willkommensbrief für neue Mitarbeiter?
Ein Willkommen, den ersten Termin mit Uhrzeit und Ort, den Namen der Ansprechperson und, falls nötig, was mitzubringen ist. Dazu ein persönlicher Satz der Führungskraft. Mehr braucht es nicht.
Wann schickt man den Willkommensbrief?
Zwei bis drei Wochen vor dem ersten Arbeitstag. Früher ist möglich, wenn zwischen Vertrag und Start viel Zeit liegt. Dann lohnt ein zweiter, kurzer Gruß kurz vor dem Start.
Wie formuliert man eine respektvolle Absage?
Kurz, ehrlich und mit Dank für die Zeit des Bewerbers. Ein Satz zum Gespräch zeigt, dass Sie zugehört haben. Eine ausführliche Begründung ist nicht nötig.
Was ist Preboarding?
Die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag. Ein Brief, ein Anruf der künftigen Führungskraft oder eine Einladung zum Teamessen halten den Kontakt. Der neue Mitarbeiter soll merken, dass jemand auf ihn wartet.
Können wir Briefe an neue Mitarbeiter aus unserem HR-System auslösen?
Ja, über unsere API. Ihr System legt den Auftrag an, Sie geben den Proof im Kundenkonto frei, dann schreiben wir.
Weiterlesen
Passt zu Ihrem Vorhaben.
Der beste Eindruck entsteht auf Papier.
Legen Sie Ihr kostenloses Konto an: Sie sehen Ihren Text in Handschrift, dazu Preis und Termin, und stellen Aufträge selbst ein. Wer das Papier erst in der Hand halten will, stellt sich das Muster-Kit zusammen.