Mit Ansprechpartnerin
Sehr geehrte Frau [Name], willkommen bei [Firma]! Ihre Ansprechpartnerin ist [Name], erreichbar unter [Telefon]. Sie meldet sich in den nächsten Tagen bei Ihnen, um den Start zu besprechen.
Willkommensbrief für Neukunden
Ein guter Anfang auf Papier.
Ein Willkommensbrief für Neukunden bestätigt die Entscheidung, nennt den festen Ansprechpartner und sagt, was als Nächstes passiert. Er kommt kurz nach dem Vertragsabschluss und braucht keine Verkaufsargumente mehr. Hier finden Sie 20 Formulierungen für Dienstleister, Projekte, Abonnements, Vereine und Onlineshops. Wir drucken Ihren Brief und schreiben PS, Unterschrift und Umschlag mit echtem Stift.
Im Konto sehen Sie Ihren Text in Handschrift, dazu Preis und Termin. Das Muster-Kit ist kostenlos, inklusive Versand.
WillkommenspostBeispiel einer persönlichen Nachricht
Das Wichtigste in Kürze
- Schreiben Sie in der ersten Woche nach Vertragsabschluss.
- Nennen Sie einen Ansprechpartner mit Namen und direktem Kontakt.
- Sagen Sie, was als Nächstes passiert, mit Datum, wenn es feststeht.
- Keine Zusatzangebote im ersten Brief.
- Vertragsdetails und Pflichtinformationen gehören in die Vertragsunterlagen.
Textbeispiele
20 Beispiele für einen Willkommensbrief
Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und ergänzen Sie, was nur zu Ihrem Empfänger passt.
Nach dem Vertragsabschluss
Bestätigen Sie die Entscheidung und sagen Sie, wer sich kümmert.
Von der Geschäftsführung
Sehr geehrter Herr [Name], danke, dass Sie sich für uns entschieden haben. Ich habe mir Ihr Vorhaben angesehen und freue mich darauf. Wenn es irgendwo hakt, schreiben Sie mir direkt: [E-Mail].
Kurz
Liebe Frau [Name], schön, dass wir zusammenarbeiten. Bis zum Kickoff am [Datum] müssen Sie nichts vorbereiten. Bei Fragen rufen Sie mich an.
Mit Fahrplan
Sehr geehrter Herr [Name], willkommen! So geht es weiter: Am [Datum] lernen wir uns im Kickoff kennen, bis [Datum] bekommen Sie den ersten Entwurf, im [Monat] geht es los.
Nach langer Verhandlung
Liebe Frau [Name], die Verhandlungen haben gedauert, und ich bin froh, dass wir es geschafft haben. Danke für Ihre Geduld. Jetzt fängt der schöne Teil an.
Vor dem Projektstart
Damit der Kunde weiß, was er vorbereiten muss und wer an seinem Projekt arbeitet.
Vorbereitung
Lieber Herr [Name], für unseren Start am [Datum] brauchen wir nur zwei Dinge von Ihnen: [Unterlage] und [Zugang]. Alles andere klären wir im Termin.
Team vorstellen
Sehr geehrte Frau [Name], an Ihrem Projekt arbeiten [Namen]. Alle freuen sich auf die Zusammenarbeit. Wie Sie jeden direkt erreichen, steht auf der Rückseite.
Mit Leitfaden
Lieber Herr [Name], die wichtigsten ersten Schritte haben wir auf einer Seite zusammengefasst, sie liegt bei. Alles andere besprechen wir am [Datum].
Für Abonnenten, Mitglieder und Mandanten
Für laufende Verträge: Was kommt wann, und an wen wendet man sich?
Abonnement
Liebe Frau [Name], willkommen als Abonnentin von [Produkt]! Ihre erste Ausgabe ist unterwegs. Wenn etwas nicht passt, erreichen Sie uns unter [Kontakt].
Neues Mitglied
Lieber Herr [Name], willkommen im [Verein]! Unser nächstes Treffen ist am [Datum] um [Uhrzeit] in [Ort]. Kommen Sie einfach vorbei, ich stelle Sie den anderen vor.
Mandantin
Sehr geehrte Frau [Name], willkommen in unserer Kanzlei. Ihr Ansprechpartner ist [Name]. Für den Anfang brauchen wir [Unterlagen], eine Liste liegt bei.
Kurs oder Studio
Hallo [Vorname], willkommen bei [Studio]! Dein erstes Training mit [Trainer] ist am [Datum]. Bring einfach Sportsachen und ein Handtuch mit.
Software
Sehr geehrter Herr [Name], willkommen bei [Software]! Ihr Zugang ist eingerichtet. Wenn Sie bei der Einrichtung Hilfe möchten, vereinbaren Sie einen Termin mit [Name].
Für Neukunden im Onlineshop
Als Karte im ersten Paket oder als Brief nach der ersten Bestellung.
Erste Bestellung
Hallo [Vorname], schön, dass du zum ersten Mal bei uns bestellt hast. Wenn du Fragen zu [Produkt] hast, schreib uns: [Kontakt]. Viel Freude damit!
Mit Tipp
Liebe Frau [Name], willkommen bei [Shop]! Ein Tipp zu Ihrem [Produkt]: [Pflegehinweis]. Bei Fragen erreichen Sie uns unter [Kontakt].
Vom Gründer
Hallo [Vorname], ich bin [Name] und habe [Shop] gegründet. Danke, dass du uns eine Chance gibst. Wenn etwas nicht passt, schreib mir direkt.
Handschriftliche PS
Der persönliche Satz unter dem gedruckten Willkommensbrief.
Persönlich
PS: Ich freue mich auf die Zusammenarbeit. Wenn etwas ist, rufen Sie mich an.
Ansprechpartner
PS: [Name] ist ab sofort Ihr Ansprechpartner. Er kennt Ihr Projekt schon aus unseren Gesprächen.
Bis zum Termin
PS: Wir sehen uns am [Datum]. Ich bringe den Kaffee mit.
Danke
PS: Danke, dass Sie sich für uns entschieden haben. Ich weiß, dass Sie auch andere Angebote hatten.
So schreiben Sie einen Willkommensbrief für Neukunden
Zeitpunkt
In den ersten Tagen nach Vertragsabschluss, vor dem ersten Termin. In dieser Zeit fragen sich manche Kunden, ob ihre Entscheidung richtig war. Ein Brief mit Ansprechpartner und nächsten Schritten gibt Sicherheit.
Was hineingehört
Ein Dank für die Entscheidung. Der Name der Person, die sich kümmert, mit direkter Telefonnummer oder E-Mail. Der nächste Termin oder Schritt. Mehr nicht: Vertrag, AGB und Preise liegen dem Kunden schon vor.
Anrede und Länge
Die Anrede aus dem Verkaufsgespräch. Eine halbe Seite Anschreiben genügt, der persönlichste Satz steht im handschriftlichen PS. Unterschreiben sollte, wer den Kunden betreut, bei wichtigen Kunden auch die Geschäftsführung.
Typische Fehler
Ein Upgrade-Angebot im Willkommensbrief. Ein Ansprechpartner, der im Urlaub ist, wenn der Brief ankommt. Ein angekündigter Anruf, der nicht kommt. Und ein Brief, der erst nach dem Kickoff eintrifft.
Automatisch nach Vertragsabschluss
Wenn Sie regelmäßig neue Kunden begrüßen, kann Ihr CRM den Auftrag über die API anlegen, sobald ein Vertrag unterschrieben ist. Geschrieben wird, wenn Sie den Proof im Kundenkonto freigegeben haben.
Von Hand geschrieben
Den Willkommensbrief vorbereiten
Für Willkommenspost passt der Opener: Ihr Brief gedruckt, PS und Unterschrift mit Stift, die Adresse von Hand auf dem Umschlag. Für Onlineshops gibt es die Karte als Paketbeileger. Eine gedruckte Beilage, etwa eine Liste oder ein Gutschein, lässt sich ergänzen.
- Text und Empfänger im Kundenkonto hochladen, etwa mit der Excel-Vorlage.
- Jede Sendung im Proof prüfen und freigeben.
- Wir schreiben und versenden, oder liefern gesammelt an Sie.
Passend zusammengestellt
Der Opener
Handbeschrifteter Umschlag
Gedrucktes Anschreiben
PS und Unterschrift mit Stift
ab1,60 €
Je Sendung bei 1.000 Stück, netto, zzgl. Versand. Andere Mengen und Formate im Konfigurator.
Gut zu wissen
Fragen zum Willkommensbrief
Was gehört in einen Willkommensbrief für Neukunden?
Ein Dank für die Entscheidung, der Name der Ansprechperson mit direktem Kontakt und der nächste Schritt. Dazu ein persönlicher Satz, am besten im handschriftlichen PS.
Wann sollte der Willkommensbrief ankommen?
In der ersten Woche nach Vertragsabschluss und vor dem ersten Termin. Kommt er erst nach dem Kickoff, hat er seinen Zweck verfehlt.
Brief oder Willkommens-E-Mail?
Beides, mit verschiedenen Aufgaben. Die E-Mail mit Zugangsdaten und Unterlagen kommt sofort. Der Brief kommt ein paar Tage später und ist der persönliche Teil.
Wer sollte den Willkommensbrief unterschreiben?
Die Person, die den Kunden betreut. Bei wichtigen Kunden kann zusätzlich die Geschäftsführung unterschreiben oder ein eigenes PS ergänzen.
Kann der Willkommensbrief automatisch verschickt werden?
Ja. Ihr CRM legt den Auftrag über unsere API an, sobald ein Vertrag abgeschlossen ist. Sie geben den Proof im Kundenkonto frei, dann schreiben wir.
Weiterlesen
Passt zu Ihrem Vorhaben.
Der beste Eindruck entsteht auf Papier.
Legen Sie Ihr kostenloses Konto an: Sie sehen Ihren Text in Handschrift, dazu Preis und Termin, und stellen Aufträge selbst ein. Wer das Papier erst in der Hand halten will, stellt sich das Muster-Kit zusammen.